Burgers en bedrijven controleren of ze een vergunning moeten aanvragen voor hun plan. Dat doen ze door in het Digitaal Systeem Omgevingswet (DSO) vragen te beantwoorden. Toepasbare regels zijn begrijpelijke vertalingen van de juridische regels, onder andere voor milieuactiviteiten. De gemeente Emmen en de Provincie vertellen hoe zij gezamenlijk ervoor hebben gezorgd dat dit onderdeel tijdig en juist werkte toen de Omgevingswet van kracht werd.
Erik den Ouden, Regelbeheerder bij de gemeente Emmen, trapt af. “We hebben eind 2023 de regels in pre-productie in de lokale omgeving van Emmen getest. En eenmaal werkend kon de set overgenomen worden door andere Drentse gemeenten. Die uitrol naar andere gemeenten, dat is een verhaal apart”, aldus Erik. “Dat de software het kan gebruiken, wil nog niet zeggen dat de toepassing bij elke gemeente goed werkt. Als je iets wilt aanpassen of uitleggen op basis van lokaal beleid, ontstaat snel verwarring rondom zo’n vragenboom”.
Sharita Wegkamp was Projectleider Toepasbare Regels bij de gemeente Emmen, en de schakel met het OPD. “We hebben er 2 jaar aan gewerkt. Samen met de gemeente Coevorden en Omgevingsdienst Drenthe zijn we in 2021 begonnen. Echt pionierswerk. Net als je een vragenboom afhad, kon je weer overnieuw beginnen want het Rijk heeft tussendoor regelmatig wat aangepast. Dat is de partij die moet zorgen voor de onderliggende standaarden zoals het uitwisselingsformaat. Zodat we landelijk wel op dezelfde manier het DSO gebruiken”.
Sandra Schürmann, Beleidsmedewerker RO bij de gemeente Emmen, vult aan. “We moesten echt klaar zijn op 1 januari. Het was wel bikkelen om deze datum te halen. Het is af en toe best frustrerend geweest. De vragen van het Rijk, de Provincie en het Waterschap moeten wel op elkaar aansluiten. Als we een set vragen testen in onze applicatie, krijg je een error als iemand uit de keten iets aanpast. En ondanks dat elke gemeente haar eigen milieubeleid heeft, moeten we ook over grenzen heen een logisch geheel van regels houden”.
Erik beaamt dit. “Als we het niet uniform inrichten, betaal je hiervoor met zijn allen uiteindelijk de prijs. Wij laten vragen pas verschijnen als ze nodig zijn. Anderen laten alle vragen zien en die flitsen weg als je ja of nee kiest. De milieuregels worden veelal door de professionals gebruikt, die weten zich er wel mee te redden. Maar om snel te kunnen schakelen naar burgers toe, bijvoorbeeld voor de bouwregels, hebben we begin 2024 wel verhoogde dijkbewaking ingezet”.
Sandra blikt terug: “We hebben vooraf veel tijd gestoken om de bruikbaarheid van de regels te testen met plaatjes en schoonmoeders. Wat lees je, wat klik je aan. Dit heeft echt geholpen. In de eerste maanden van 2024 hebben we frequent intern gecheckt of bij ons KCC opmerkingen binnenkwamen. Maar dit was dus gelukkig niet het geval”.
“We zijn ook voorloper geweest met het maken van de zogenaamde slimme bomen”, zegt Sharita. “De komst van de Omgevingswet was echt een periode waarin het wiel opnieuw moest worden uitgevonden. Wat wij bij Emmen hebben aangepast is het proces van sloopmeldingen. Samen met OD Drenthe is afgestemd dat hun robot de keuze maakt of dat het een activiteit met, of zonder asbest is. Dat bepaalt de verdere routering. Het werkt superhandig want een hele bulk werk wordt nu automatisch doorgezet naar de Omgevingsdienst. Deze Emmense variant proberen we nu via het OPD Drenthe breed in te voeren”.
Erik sluit af: “De vergunningverlening loopt sinds 1 januari 2024 soepel. De ontvangst van verzoeken die worden ingediend in het loket, komen 1-op-1 door in de software van Emmen. Met veel partijen samen hou je Nederland mooi. Het moet echt een samenspel zijn, met de Omgevingsdienst Drenthe maar bijvoorbeeld ook met mensen die het Omgevingsplan maken. Je kunt als regelbeheerder niet 2 weken voor livegang de vraag krijgen of nog regels moeten worden gecheckt of bijgemaakt”.
Sandra vult aan: “Veel gemeenten zagen het belang niet van een regelbeheerder, maar je bent wel verantwoordelijk voor de uitkomst. Als een bedrijf uitkomt op ‘niet vergunning plichtig’ heb je als gemeente daarvoor rekenschap af te leggen. Aan de achterkant heeft Emmen dit proces dus goed ingericht. Dat is echt belangrijk want onze dienstverlening heeft direct impact op burgers en bedrijven”.
Bij inwerkingtreding van de Omgevingswet kregen alle bevoegd gezagen dus de taak om Toepasbare Regels op te stellen. Oók de Provincie. “Als je dit technisch niet goed inregelt, worden processen verkeerd opgestart en zijn uitkomsten juridisch niet juist”. Aan het woord is Rob van de Plassche, DSO-adviseur bij de Provincie Drenthe en voorzitter van de OPD-werkgroep Toepasbare Regels.
Goed klaarzetten van deze toepasbare regels was een gemeenschappelijke uitdaging voor alle partijen samen. “Want in die keten kan een hoop misgaan”, aldus Rob. “De Omgevingsdienst Drenthe werkt voor 13 deelnemers dus wil je dit zo uniform mogelijk oppakken. Als OPD stonden we voor een pittige taak want de startposities waren verschillend. Gemeenten kregen een zogeheten ‘bruidsschat’ mee, een set van toepasbare regels die lokaal aangevuld moesten worden. De Provincie en het Waterschap hadden dit niet. De gemeente Emmen en de Provincie hebben toen het voortouw genomen om Drente breed aanvullingen en aanpassingen te doen op deze milieuregels”.
Om de regels op te stellen en daarna te delen met het DSO, is een softwarepakket benodigd. Rob vertelt: “De beschikbare pakketten moesten eerst beoordeeld worden op uitwisselbaarheid. En de Gemeente Emmen gebruikte een andere leverancier dan de Provincie. Beslisbomen, tabellen en vragenlijsten standaardiseren op basis van de overheidsrichtlijn is geen sinecure. We moesten regelmatig met elkaar schakelen over technische hick-ups als formaatproblemen. Het was even trekken en duwen, maar de gewenste uniforme implementatie is eind januari 2024 succesvol gerealiseerd”.
Het OPD werkt voor en namens alle Drentse gemeenten. “Centraal schakelen met leveranciers biedt echt tijdswinst. Bij de OPD is de kennis hiervoor aanwezig. De standaardisatie die wij hebben gecreëerd, brengt elke deelnemer procesversnelling. En niet in het minst; de kwaliteit van dienstverlening is zo meer gegarandeerd,” zo zegt hij. Rob blikt dan ook tevreden terug.