Digitale assistent

“In onze organisatie passen we robotisering toe om herhalende, administratieve handelingen te automatiseren,” vertelt Nienke. “Je kunt een robot eigenlijk zien als een soort digitale assistent. Deze assistent is geprogrammeerd om software aan te sturen. De digitale assistent kan dan bijvoorbeeld de gegevens uit een Excel bestand lezen of een bulk mail versturen. De robot voert ook werkzaamheden uit voor ons zaaksysteem. Hier staan alle dossiers waar we aan werken. Voor meer complexe handelingen is de assistent niet gemaakt. Daar gaan collega’s mee aan de slag. Zij hebben daar dan ook tijd voor omdat de eenvoudige handelingen al door de digitale assistent zijn opgepakt. Zo’n complexe handeling kan bijvoorbeeld gaan over ontbrekende stukken in het Digitaal Stelsel Omgevingswet, ook wel DSO. ”

Vergroten datakwaliteit

Nienke vertelt verder: “De komst van de Omgevingswet (nieuwe wet) aan het begin van 2024 bracht nieuwe taken met zich mee. En dus ook nieuwe administratieve taken. We hebben vooraf nagedacht of en hoe de uitvoering van deze taken makkelijker zou kunnen. Zodat onze collega’s meer met de inhoud van het werk bezig kunnen zijn en minder met de herhalende, administratieve handelingen. Steeds meer collega’s ervaren het gemak hiervan. Het is natuurlijk ook best een beetje spannend. Denk je aan een robot, dan denk je toch ook vaak dat de mens niet meer nodig is. Dat is zeker niet het geval! De digitale assistent is een handig hulpmiddel die het werk vergemakkelijkt. En die door een uniforme aanpak van het werk ook bijdraagt aan het vergroten van de datakwaliteit.

“Deze data zijn bijvoorbeeld belangrijk voor het risicogericht toezicht. Per jaar maakt de robot hiervoor honderden zaken aan. Vanuit een groot Excel bestand wordt dan alle benodigde informatie in één keer in het zaaksysteem gezet door hier nieuwe zaken voor aan te maken. In 2025 waren dit er ruim 1600. Door dit in één keer aan het begin van het jaar te doen, kunnen er planningen gemaakt worden en kunnen onze toezichthouders met de juiste informatie over bedrijven en hun activiteiten aan de slag gaan. De robot is hier ongeveer één weekend mee bezig. Een medewerker zou hier dagenlang aan werken. Dat de robot in het weekend en ’s nachts zijn werk kan doen is natuurlijk ook mooi meegenomen. Dan hoeven we geen rekening te houden met reguliere werktijden.”

Meerdere digitale assistenten

“Onze organisatie heeft een aantal digitale assistenten die dagelijks worden ingezet. Je kunt daarbij denken aan verzoeken voor asbestwerkzaamheden in het DSO. De assistent kan, aan de hand van een voorgeprogrammeerde checklist, makkelijk bepalen of het verzoek door de gemeente of door de omgevingsdienst moet worden opgepakt. De assistent zorgt er dan ook gelijk voor dat het verzoek wordt toegevoegd aan onze werkvoorraad of wordt doorgestuurd naar de gemeente.  Dat voorkomt tijdverlies. De indiener van een verzoek kan dan snel reactie ontvangen. Als een verzoek niet volledig is, dan merkt de robot dat ook op. Het archiveren van stukken en dossiers wordt ook uitgevoerd door robots. De ontwikkelingen staan niet stil. Binnenkort start een robot om voor alle locaties (zo’n 16.000 bedrijven) Milieubelastende Activiteiten (MBA’s) in ons zaaksysteem zetten. Deze informatie staat nu nog in een ander systeem. Gemiddeld zijn er zo’n 15 MBA’s per locatie. Dus reken maar uit! Momenteel doet de robot er 1,2 seconde over om een MBA aan een locatie toe te voegen. Dit gaat dus supersnel!”